Excel UNIQUE関数を活用した動的なドロップダウンリストの作成: データ入力の効率化を図ろう
データ入力の際、選択肢を簡単に選べるドロップダウンリストは大変便利です。しかし、選択肢が増えたり変わったりすると、手動で更新するのは面倒です。そこで、ExcelのUNIQUE関数を活用して動的なドロップダウンリストを作成する方法を紹介します。
動的なドロップダウンリストの概要と目的
動的なドロップダウンリストとは、選択肢が自動的に更新されるリストのことです。データが追加や変更されても、リストが自動で最新の状態に保たれるため、データ入力作業の効率化が図れます。ExcelのUNIQUE関数を使うことで、重複しない選択肢のみを簡単に抽出し、動的なドロップダウンリストを作成することができます。
UNIQUE関数を用いた動的なドロップダウンリストの作成手順
ここでは、商品リストから動的なドロップダウンリストを作成する例を説明します。
まず、次のような商品リストがあるとします。
| 商品名 |
|---|
| 商品A |
| 商品B |
| 商品A |
| 商品C |
| 商品B |
| 商品C |
1. 重複しない商品名を抽出するために、別のセルに次のようにUNIQUE関数を入力します。例えばセルD2へ作成しましょう。データが追加される可能性があるなら範囲を高めに設定しておきましょう。
=UNIQUE(A2:A15)
2. 抽出された、重複しない商品名のリストが作成されます。
| 商品名 |
|---|
| 商品A |
| 商品B |
| 商品C |
| 0 |
3. 次に、データ入力を行うセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
4.「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されたら、「入力値の種類」の欄で「リスト」を選択します。その後、「参照」ボタンをクリックして、先ほど作成した重複しない商品名のリストがあるセルの先頭(計算式があるセル)を選択します。また、そのセル名のあとに半角の「#」を付けます。そうするとスピルで拡張される部分全域の選択となります。セルD2が開始点ならば
=$D$2#
となります。
また、リストにない新規アイテムを追加可能にするには「エラーメッセージ」タブの「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを解除します。最後にOKします。
これで、動的なドロップダウンリストが作成されました。商品リストに新しい商品が追加されたり、既存の商品が削除されたりしても、ドロップダウンリストは自動的に更新されます。
動的なドロップダウンリストを活用したデータ入力の事例
動的なドロップダウンリストは、さまざまな業務で効果を発揮します。例えば、営業担当者が顧客情報を入力する際に、都道府県のリストを動的なドロップダウンリストとして用意しておくことで、手入力のミスが減り、データの一貫性が向上します。また、在庫管理の際にも、商品カテゴリーやサプライヤー名のリストを動的に保つことで、効率的なデータ入力が可能になります。
以上のように、ExcelのUNIQUE関数を活用した動的なドロップダウンリストは、データ入力の効率化やデータ品質の向上に役立ちます。ぜひ、自分の業務に合わせて活用してみてください。
参考：ドロップダウンリストから空白やゼロを除外する
上記の方法ではドロップダウンリストに空白やゼロが発生しますが、これらを除外する方法は以下のページを参照してください。
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