Excel のマクロ付きファイルを相手に渡すとき、xlsm をそのまま送るべきか、xlsx や pdf を分けるべきか迷うことがあります。
この記事では、Excel のマクロ付きファイルを安全に配布する考え方を、Microsoft 公式情報をもとに整理しました。編集用の元データを xlsm で残す方法、閲覧用に pdf を用意する理由、必要に応じて xlsx コピーを分ける考え方まで実務向けにまとめています。
結論だけ先に言うと、編集用の元データは xlsm で残し、相手に見せることが中心なら pdf を別に用意するのが基本です。相手にデータ編集だけしてほしくてマクロは不要なら、条件を確認したうえで xlsx コピーを用意する方法もあります。
Excelのマクロ付きファイルを安全に配布する基本方針
Microsoft サポートでは、マクロを含むブックは Excel Macro-Enabled ブック（*.xlsm） として保存する必要があると案内されています。つまり、マクロを保持した元データは xlsm が基本です。
一方で、Microsoft 365 のマクロ設定に関する案内では、マクロにはセキュリティ リスクがあり、必要な場合だけ有効化するよう案内されています。そのため配布時は、マクロ入りの元データ と 相手に渡す配布版 を分けて考える方が整理しやすくなります。
Excel では特に、閲覧用の pdf、マクロなしの xlsx コピー、元の xlsm の三つを目的別に使い分ける考え方が実務では有効です。
編集用の元データは xlsm で残す
マクロを含む Excel ファイルを編集・保守する元データは、まず xlsm で残します。xlsx で保存するとマクロは保持できないため、元データまで別形式にしてしまうと、あとで修正や保守がしにくくなります。
ここで大事なのは、自分たちが保守するファイル と 相手に渡すファイル を同一視しないことです。元データは xlsm、配布版は相手の用途に応じて選ぶ、という分け方の方が事故を減らしやすくなります。
xlsx と xlsm の違いは、Excelのxlsxとxlsmの違い【マクロ付きブックはどちらで保存するか】 でも整理しています。
閲覧中心なら pdf を別に用意する
Microsoft サポートでは、Office デスクトップ アプリではファイルを PDF として保存または変換でき、共有用のコピーとして利用できると案内されています。
そのため、相手にしてほしいことが 内容確認、承認、印刷 であれば、配布用には pdf を用意する方が分かりやすいです。特に社外向けや決裁用の送付では、pdf を先に用意しておく方が安全です。
逆に、数値の入力やシート編集をしてもらう必要があるなら、pdf だけでは足りません。その場合は xlsx か xlsm のどちらを渡すべきかを、次の見出しの考え方で決めます。
マクロ不要の編集用なら xlsx コピーも検討する
Excel は Word や PowerPoint と違って、マクロなしの編集用コピー を別に作れる場面があります。相手にしてほしいことが 表の入力 や 数値の修正 だけで、VBA を使う必要がないなら、xlsx コピーを分ける選択肢があります。
ただし、これは何でも xlsx にすればよいという意味ではありません。マクロが処理の一部に入っている、ボタン操作で集計している、保存時や出力時に VBA が必要、というブックでは、xlsx コピーにすると期待した動きが失われます。
つまり、マクロを外しても目的を満たせるか を確認できる場合だけ、xlsx コピーを配布用に使うのが安全です。
xlsm を送るときの注意点
xlsm を送ること自体が常に不可というわけではありません。ただし、マクロ付きファイルであることを相手が認識できるようにしておく方が安全です。
Microsoft サポートでも、マクロは必要な場合のみ有効化する考え方が案内されています。したがって、マクロを使う必要があるのか、どの操作で使うのか、デスクトップ版 Excel が必要か を送付時に明記しておくと親切です。
また、配布前には次のような確認をしておくと運用しやすくなります。
- マクロが本当に必要な処理だけを残しているか
- 社外に見せる必要のない補助シートや検証用データが残っていないか
- コメント、名前定義、外部参照、文書プロパティなどに不要情報が残っていないか
Excel for the web 前提の相手には注意する
Microsoft サポートでは、Excel for the web では VBA マクロを作成、実行、編集できないと案内されています。つまり、相手がブラウザー中心で使う想定なら、xlsm を渡してもマクロ動作までは期待できません。
この場合は、閲覧なら pdf、編集だけなら xlsx コピー、マクロ動作が必要ならデスクトップ版 Excel 前提の xlsm と分けて考える方が分かりやすいです。相手の利用環境が曖昧なときは、少なくとも xlsm はブラウザーではマクロを実行できない ことを一言添えておくと親切です。
配布前チェックリスト
配布前に確認しやすいよう、チェックリストも置いておきます。
項目 確認内容 推奨 元データ保存 編集用の元データは xlsm で残しているか 必須 配布形式 閲覧用 pdf、編集用 xlsx、元データ xlsm のどれを渡すか整理できているか 必須 送付目的 相手に閲覧・編集・マクロ動作確認のどれを求めるか明確か 必須 マクロ必要性 xlsx コピーにしても目的を満たせるか確認したか 推奨 利用環境 相手がデスクトップ版 Excel か、ブラウザー中心か把握しているか 推奨 不要情報 補助シート・コメント・外部参照・固有名詞が残っていないか 必須
Excelマクロ配布チェック表をダウンロード
配布前チェックと配布パターン例をまとめた Excel ファイルも用意しました。
Excelマクロ配布チェック表をダウンロードする（.xlsx）
参考
- Microsoft サポート: マクロを保存する
- Microsoft サポート: Microsoft 365 ファイルでマクロを有効または無効にする
- Microsoft サポート: Excel for the webで VBA マクロを操作する
- Microsoft サポート: Office Desktop アプリで PDF または XPS に保存または変換する
- Microsoft サポート: Excel のマクロのセキュリティ設定を変更する
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