社内レビューで使った変更履歴やコメントが残ったまま取引先へ送ると、修正の経緯や内部の議論が丸見えになります。
「変更履歴/コメントなし」表示に切り替えただけではファイル内のデータは消えません。相手がファイルを開くと、すべて表示されます。
この記事では、変更履歴・コメント・個人情報を確実に削除する手順を、実際の操作画面つきで解説します。
手順を試せるサンプルファイルも用意しました。変更履歴5件・コメント3件が入った状態です。
「変更履歴/コメントなし」では消えない（よくある勘違い）
校閲タブの表示ドロップダウンで「変更履歴/コメントなし」を選ぶと、画面上はきれいに見えます。
しかし、これは表示を切り替えただけです。ファイル内の変更履歴やコメントのデータはそのまま残っています。
「変更履歴/コメントなし」は一時的な非表示にすぎず、次回ファイルを開くと変更履歴の表示が元に戻ります。内部コメントや修正経緯がすべて見える状態で届くことになります。
表示を消すのではなく、データそのものを削除する必要があります。以下の手順で進めてください。
手順1 — 変更履歴をすべて反映する
校閲タブの「承諾」ボタン右側の ▼ をクリックし、「すべての変更を反映」を選びます。
「承諾」は変更内容を本文に取り込む操作です。一括処理すると、すべての変更が確定して変更履歴マークが消えます。
ドロップダウンには以下の選択肢があります。
- 承諾して次へ進む — 1件ずつ確認しながら承諾する
- この変更を承諾 — 選択中の変更だけ承諾する
- すべての変更を反映 — まとめて全部承諾する
- すべての変更を反映し、変更の記録を停止 — 承諾と同時に記録もオフにする（おすすめ）
内容を確認済みなら「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」が最も安全です。承諾と同時に変更履歴の記録もオフになります。
反対に、変更を取り消したい場合は「元に戻す」ボタンの ▼ から「すべての変更を元に戻す」を選びます。
手順2 — コメントをすべて削除する
変更履歴を承諾しても、コメントは残ったままです。別の操作で削除します。
校閲タブの「削除」ボタン右側の ▼ をクリックし、「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選びます。
ドロップダウンには以下の選択肢があります。
- 削除 — 選択中のコメントだけ削除する
- ドキュメント内のすべてのコメントを削除 — まとめて全部削除する
コメントペインが空になったことを確認してください。
手順3 — ドキュメント検査で個人情報も削除する
変更履歴・コメント以外にも、作成者名や最終更新者名などの個人情報がドキュメントのプロパティに含まれています。取引先に作成者名を知られたくない場合は、ドキュメント検査で削除できます。
ファイル タブ → 情報 → 問題のチェック → 「ドキュメント検査」の順に開きます。
「ドキュメントの検査」ダイアログが開きます。検査したい項目にチェックを入れて「検査」をクリックします。
検査項目のうち、納品前に特に確認したいのは次の2つです。
- コメント、変更履歴、バージョン — 手順1・2で消し忘れがあればここで検出される
- ドキュメントのプロパティと個人情報 — 作成者名、最終更新者名、会社名などを検出する
検査結果に ! マークが表示された項目は、該当データが見つかったことを示します。「すべて削除」ボタンで削除できます。
注意：ドキュメント検査での削除は元に戻せません。心配な場合は、先にファイルのコピーを作ってから実行してください。
削除できたか確認する方法
削除が完了したら、以下の3点を確認します。
- 変更履歴が0件か — 校閲タブで変更履歴のナビゲーション（「次へ」「前へ」）がグレーアウトしていれば0件
- コメントが0件か — コメントペインが空であること
- 「変更履歴の記録」がオフか — 校閲タブの「変更履歴の記録」ボタンがハイライトされていないこと
最も確実な確認方法は、ファイルを保存して閉じ、もう一度開くことです。開き直した際に変更履歴やコメントが一切表示されなければ、削除は成功しています。
「変更履歴の記録」がオンのまま送ると、変更履歴は0件でも相手が文書を編集した瞬間に変更が記録されます。意図しない動作を避けるため、オフにしてから納品してください。
まとめ — 納品前チェックリスト
送付前に以下を確認すれば安心です。
- 変更履歴をすべて承諾（または拒否）した
- コメントをすべて削除した
- 「変更履歴の記録」をオフにした
- ドキュメント検査で個人情報を削除した（必要な場合）
- 保存して開き直し、変更履歴・コメントが表示されないことを確認した
「表示を切り替えただけ」と「データを削除した」はまったく別です。納品前のひと手間で、意図しない情報漏えいを防ぎましょう。
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